Vous êtes à la recherche d'une solution pour centraliser vos tâches informatiques et gagner en productivité ? Que vous soyez à la tête d’une entreprise ou un simple particulier souhaitant gagner du temps dans votre vie personnelle, la suite Office 365 est probablement votre meilleur alliée ! De quoi s'agit-il exactement ? Quels avantages présente ce produit par rapport à la licence perpétuelle du pack Office ? Notre article vous dit tout sur le sujet !
Office 365 : qu’est-ce que c’est ?
La licence Office 365 est un regroupement d’applications et de services destinés à vous faire gagner en productivité dans vos tâches professionnelles ou quotidiennes sur ordinateur. Excel, PowerPoint, Word… Vous connaissez sûrement ces programmes très populaires qui font la réputation de la suite de productivité de Microsoft depuis des décennies. Office 365, c’est tout simplement le pack Office transformé en un service cloud accessible depuis n'importe où. Microsoft met à disposition des utilisateurs de nombreuses applications pensées et conçues pour fonctionner en ligne depuis n’importe quel appareil. Elles permettent d’optimiser votre organisation, de faciliter vos échanges et d’améliorer significativement votre productivité en utilisant le cloud. Avec cette nouvelle façon de concevoir la gestion de tâches, vous pouvez facilement laisser un travail en suspens au bureau pour le terminer dans les transports ou à la maison, sur votre ordinateur personnel !
Un logiciel SaaS d’une efficacité redoutable
Office 365 est un logiciel SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire qu’il permet aux utilisateurs de se connecter et d’utiliser les applications sur le cloud grâce à Internet. Vous pouvez ainsi accéder depuis n’importe où aux courriels sur Microsoft Outlook, mais aussi à un calendrier partagé avec votre famille ou avec vos collaborateurs. Vous obtenez également un large panel d’outils bureautiques utilisables en vous connectant via un navigateur Web à une application. Toutes les données sont centralisées afin de pouvoir y accéder depuis n’importe où et avec n’importe quel appareil, fixe ou mobile, tels que vos tablettes, vos téléphones, votre PC ou votre Mac.
Les applications incluses dans Office 365
Parmi les applications dont vous pourrez profiter avec cette formule se trouvent le bloc-notes numérique Microsoft OneNote et le service de stockage Microsoft OneDrive. Vous aurez également accès :
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au service de gestion de mails Microsoft Outlook ;
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à l’application de messagerie et de visioconférences Microsoft Teams ;
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au compte de messagerie professionnel Microsoft Exchange ;
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à l’outil de création de sites web collaboratifs SharePoint ;
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au système de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR) Microsoft Access pour PC ;
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au logiciel de publication Microsoft Publisher pour PC.
Stockage, accès : qu’est-ce que j’obtiens avec la suite Office 365 ?
Afin de s’adapter à tous les profils, Microsoft déploie plusieurs modèles d’abonnement à sa suite de productivité. Vous pourrez ainsi opter pour la version 365 Personnel, qui comprend un seul abonnement mais vous permet de vous connecter avec cinq appareils différents et de disposer de 1 To de stockage Cloud. Office 365 famille peut être utilisé par 6 personnes sur 5 appareils simultanément en vous offrant 6 To de stockage Cloud sécurisé. Enfin, les produits destinés au professionnel seront adaptés à une utilisation à plus grande échelle. La version Microsoft 365 Business Premium permet l'accès à une liste de 300 employés ! Elle vous fait également bénéficier d’un stockage en ligne sur OneDrive de 1 To par utilisateur et offre l’accès à un support technique 24h/24 et 7j/7.
Quelle est la différence entre Microsoft 365 et Office 365 ?
Si vous utilisez les outils informatiques sans en être un expert, vous vous y perdez peut-être entre les différentes propositions de Microsoft. Pas de panique ! Vous allez très vite comprendre la distinction entre Microsoft 365 et Office 365 : la différence essentielle est en réalité son nom. Microsoft 365 est tout simplement le nouveau nom de la même offre ! Cette nouvelle formule est un produit similaire, mais légèrement plus évolué, qui propose quelques bonus. Si vous achetez l’abonnement à Microsoft 365, vous obtiendrez l’ensemble des applications Office 365 ainsi que quelques fonctionnalités supplémentaires.
Les outils Microsoft pour gagner en productivité
La suite Office 365 est un outil de gestion de tâches indispensable pour les particuliers comme les professionnels qui souhaitent gagner en productivité. Vous hésitez entre Office 365 et une autre possibilité ? Voici quelques bonnes raisons de choisir la première offre !
Un environnement intuitif et familier
Office 365 permet une installation, une configuration et une gestion simplifiée. Le but étant de permettre aux particuliers comme aux professionnels de pouvoir bénéficier de ses avantages sans faire appel à un expert de la bureautique. Ainsi, vous pourrez utiliser avec une simplicité enfantine tous les logiciels et les services proposés par Microsoft pour faciliter votre quotidien, sans pré-requis de connaissances informatiques.
Certains d’entre vous se sont probablement déjà retrouvés à installer des logiciels de gestion de tâches ou de gestion de temps si complexes à prendre en main qu’ils deviennent contre-productifs. C’est démotivant ! Avec la licence Office 365, vous configurez en toute simplicité et vous passez d’une application à l’autre sans perdre une seconde.
La partageabilité
La rentabilité d’une entreprise est largement impactée par le temps que vous perdez à échanger, à envoyer ou à chercher une information. En développant des fonctionnalités spécialement dédiées à la fluidification des échanges, Microsoft vous permet de supprimer ces actions chronophages. Tous les documents, qu’ils aient été reçus par mail ou qu’ils soient générés sur Excel, Word ou PowerPoint, se partagent en un clic avec OneDrive et SharePoint.
Vous pouvez même créer des groupes, c’est-à-dire désigner un ensemble de personnes avec qui vous souhaitez collaborer sur un projet en particulier et échanger des ressources. Ces espaces collaboratifs autorisent les membres du groupe à accéder à un chat, à un calendrier partagé, aux fichiers mis en commun, mais aussi à un bloc-notes. Mais la partageabilité avec Office 365 va plus loin que ça : vous pouvez également partager votre écran de travail ! Donner un accès en remote control (accès à distance) à vos collaborateurs facilite largement les échanges et vous fait gagner du temps.
Des économies à plusieurs niveaux
Si l’abonnement à Office 365 est payant, vous verrez qu’il permet d’effectuer des économies à plusieurs niveaux. Le plus évident reste l’économie inhérente à la mise en place d’un environnement sans papier ! Grâce à la numérisation de tous vos échanges et de vos documents, vous optez pour une réduction des coûts liés à l’impression, depuis les cartouches d’encre jusqu’au coût de maintenance des appareils.
Les entreprises qui utilisent les outils Microsoft constatent rapidement une baisse significative des coûts de procédures liés à la maintenance des infrastructures informatiques. Les sauvegardes, les mises à jour des programmes ou encore la gestion des licences de vos différents serveurs sont aussi largement facilitées.
L’hyperconnectivité de Microsoft 365
Vous l’aurez compris, Microsoft met à disposition une liste de programmes qui s’intègrent entre eux pour articuler de manière optimale les différents aspects de la gestion de projets. Mais en vous abonnant à Office 365, vous pouvez aussi vous connecter à de nombreux autres outils bureautiques ! Si vous utilisez Zendesk pour vous aider dans la gestion de l’expérience client, vous serez heureux de savoir que cette suite de logiciels peut s’intégrer aux applications Microsoft. De la même manière, vous pourrez connecter le programme ERP de gestion d’entreprise SAP à vos logiciels. Enfin, Office 365 vous permet de vous connecter à X (anciennement Twitter), à Drop Box ou encore à Sales Force.
À qui s’adresse Microsoft 365 ?
Nous l’avons dit, la licence Office 365 est idéale pour améliorer la rentabilité des entreprises, mais elle se montre d’une grande utilité dans bien d’autres cas. Les particuliers pourront l’utiliser afin d'atteindre leurs objectifs personnels et mieux gérer leur temps au quotidien. Les associations pourront s’en servir pour organiser les différents aspects de la vie associative. Bref, nous avons tous la même bonne raison de vouloir gagner du temps : en avoir plus à consacrer aux activités importantes ! Pour satisfaire les exigences de chaque profil d'utilisateur, Microsoft propose un abonnement annuel ou mensuel, avec des offres flexibles.
L'offre pour les particuliers
Que ce soit pour organiser votre planning, vos voyages ou simplement partager des fichiers avec les autres membres de votre famille, vous avez beaucoup de motifs pour utiliser Office 365 à titre personnel. Microsoft s’attache à faciliter la vie des professionnels, mais aussi de ses utilisateurs particuliers avec l'offre Famille et l'offre Personnel !
La version pour les TPE/PME et les associations
En proposant le nécessaire pour améliorer votre productivité, Microsoft vous donne l’opportunité de faire grandir votre entreprise. Ainsi, 365 Business Basic est un allié indispensable des TPE et des PME qui cherchent une solution pour faciliter le travail collaboratif et gagner un temps précieux !
L'abonnement pour les grandes entreprises
Plus les interlocuteurs se multiplient, plus votre entreprise est susceptible de perdre du temps sur les micro-tâches que sont le partage de fichiers, la recherche d’une information ou l’organisation d’une réunion. Pour pallier ce phénomène, les grandes entreprises ont tout intérêt à se munir d’un abonnement 365 Business Standard ou Premium afin de synchroniser et centraliser toutes leurs informations.
Essayez Office 365 gratuitement pour être certain de faire le bon choix
Microsoft permet d’essayer sa suite bureautique de manière gratuite le temps d’une période d’essai d’un mois, sans obligation d’achat. Avec l'offre gratuite, vous pourrez découvrir les nombreuses fonctionnalités des applications de productivité telles que Word, PowerPoint, Excel, Outlook ou encore OneDrive avant de choisir la formule adaptée.
Quid de la sécurité avec Office 365 ?
Pour assurer une sécurité à toute épreuve, Microsoft a conçu l’application Microsoft Defender. Entièrement basé sur l’intelligence artificielle, ce logiciel est tout simplement la preuve que l’IA n’est pas qu’une menace pour l'humain : il s'agit bel et bien un moyen de protection contre, justement, les menaces ! Microsoft Defender permet de protéger vos appareils, vos données personnelles, votre messagerie, mais aussi vos outils de collaboration contre toutes les cybermenaces. Une vue centralisée vous donne accès à l’état de sécurité en temps réel. Vous recevez des alertes en cas de menace, mais également des conseils et des recommandations pour améliorer la cybersécurité.
Pourquoi préférer Office 365 au pack Office classique ?
Si le pack Office classique et l’offre Microsoft 365 sont comparables en termes d’applications et d’objectifs, ils présentent de quelques différences qu’il convient de connaître avant de faire son choix.
Une licence évolutive pour donner vie à tous vos projets
La licence Microsoft 365 se veut évolutive. Si le pack bénéficie des mises à jour de sécurité, il est figé dans le marbre une fois qu’il est acheté : aucune mise à jour de fonctionnalités n’est possible. Avec Office 365 et son système d’abonnement, vous profitez en continu des nouvelles fonctionnalités et des améliorations que propose Microsoft. En résumé, Office 365 vous donne la garantie d’être constamment à la pointe de la productivité !
Une licence perpétuelle mais un support temporaire
Les licences Microsoft sont dites perpétuelles, c’est-à-dire achetées à vie, mais le support technique, lui, est temporaire. En effet, Office 2016 et 2019 voient, par exemple, la fin de leur support arriver avec la date de fin de support de Windows 10, soit en octobre 2025. Concernant le pack 2021, le support technique s’arrête en octobre 2026. Avec Office 365, vous payez un abonnement qui vous fait bénéficier d’un support technique permanent et illimité.
Avec Microsoft 365, vous pouvez changer d’avis
C’est l’avantage des abonnements : si vous changez d’avis, vous pouvez toujours résilier ! Office 365 est idéal pour une utilisation temporaire ou pour gérer un projet en particulier, plus complexe ou avec des besoins plus conséquents. Si vous n’êtes pas certain de la pertinence des applications Microsoft pour vous aider dans la réussite de vos objectifs, l’abonnement ne vous engage pas à vie ! En revanche, il est impossible de se désengager d’une licence perpétuelle.
La performance des services en ligne
Avec Microsoft 365, vous obtenez les applications du pack Office, mais également un accès à un large panel de services en ligne avec le cloud. Ces fonctionnalités incontournables comprennent le stockage cloud OneDrive, mais aussi le service de messagerie premium Microsoft Outlook, ainsi que Microsoft Teams.
Copilot : le meilleur assistant pour atteindre tous vos objectifs
Et si vous faisiez de l’intelligence artificielle une alliée de poids pour votre productivité ? En ajoutant Copilot à votre abonnement Microsoft 365, vous atteindrez un tout autre niveau de performance ! Copilot s’intègre aux programmes Word, Excel, PowerPoint et Teams pour vous faciliter de nombreuses tâches. Le logiciel vous aide à interpréter les données de vos tableurs Excel, vous accompagne dans la création de présentations percutantes avec PowerPoint et améliore vos compétences rédactionnelles.
Copilot fonctionne lui aussi avec un abonnement mensuel et s’utilise en vous connectant à votre compte Microsoft. Les entreprises pourront acquérir Copilot Pro en souscrivant à une licence 365 Business Basic, Business Standard ou encore Business Premium.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour choisir la licence Microsoft qui vous correspond le mieux en fonction de vos besoins ! Vous l’avez vu, Microsoft 365 est un produit indispensable à bien des égards. Que ce soit pour tester les applications sans s’engager à vie, pour bénéficier des mises à jour constantes ou encore pour travailler en ligne de manière collaborative, vous avez de nombreuses raisons de faire confiance à Microsoft et à la version avancée de sa célèbre suite bureautique !